Materi 1 (Peminatan Komunitas)

A. Konsep Dasar Sistim

1. Pengertian sistim

Pengertian sistem menurut Indrajit (2001), bahwa sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.

Pengertian sistem menurut Jogianto (2005) adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, adalah suatu objek nyata seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Pengertian sistem menurut Murdick (1991) adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau procedure-prosedure/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.

Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang utuh yang terdiri dari berbagai unsur/faktor yang berhubungan atau diperkirakan berhubungan, serta satu sama lain saling mempengaruhi, yang semuanya dengan sadar disiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Karakteristik sistim

Jogianto (2005) mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat-sifat tertentu, yakni :

a. Komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batasan sistem

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar (envinronment) dari suatu sistem adalah semua hal yang berada di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kalangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainya membentuk satu kesatuan.

3. Komponen Sistem

a. Input

Input/masukan merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya manjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak seperti fisik), maupun yang tidak tampak. Masukan yang berwujud fisik diantaranya: sumber daya manusia (SDM), sarana dan prasarana. Sedangkan masukan yang berwujud non fisik adalah informasi kesehatan.

Pada sistim informasi kesehatan, masukan dapat berupa data kunjungan pasien, data transaksi di apotek, data transaksi di kassa, dll. Serta data non transaksi, misalnya surat pemberitahuan.

b. Proses

Proses merupakan bagian dari sistem berupa aktivitas untuk mentransformasi/melakukan perubahan dari input/ masukan menjadi output/ keluaran. Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan seperti: meringkas data, melakukan perhitungan, mengurutkan data, dll.

c. Output

Output/keluaran merupakan hasil dari proses yang menjadi tujuan dari sistem. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, cetakan laporan, saran, dll.

d. Umpan Balik/ Feed Back

Umpan balik adalah output yang dikirim kembali sebagai input yang selanjutnya dimasukkan dalam proses. Umpan balik ini bertujuan untuk mengatur sistem agar berjalan sesuai dengan tujuan. Pada sistem informasi, umpan balik dapat diperoleh dari setiap pemakai, misalnya: hasil keluaran menunjukkan bahwa tujuan dari program tidak tercapai, maka langkah selanjutnya adalah memperbaiki program.

e. Lingkungan

Lingkungan yang dimaksud adalah ruang lingkup dimana sistem dijalankan. Pada sistim informasi kesehatan, khususnya di Puskesmas, maka lingkungan yang berada dalam komponen sistem adalah Puskesmas.

4. Pelaku Sistem

Pelaku dari sistem yang dimaksud terdiri dari tujuh kelompok, yaitu:

a. Pemakai

Pada umumnya ada tiga jenis pemakai yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.

b. Manajemen

Tiga jenis manajemen yaitu manajemen pemakai yang bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang diterapkan dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan.

c. Pemeriksa

Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan oleh organisasi sejenis.

d. Penganalisa

Keberadaan penganalisa mempunyai beberapa fungsi, diantaranya adalah sebagai:

1) Arkeolog

Arkeolog bertugas menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan, dan segala hal yang menyangkut sistem lama.

2) Inovator

Inovator adalah seorang yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain.

3) Mediator

Mediator bertugas menjalankan  fungsi komunikasi dari semua level, antara lain: pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem lainnya yang mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.

4) Pimpinan proyek

Pimpinan proyek bertugas sebagai penganalisa sistem, haruslah personil yang lebih berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.

e. Pendesain

Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.

f. Programmer

Setelah penganalisa sistem memberikan hasil kerjanya dan kemudian diolah oleh pendesain sistem baru programmer dapat mulai bekerja. Karena itu programmer baru mulai bekerja setelah penganalisa sistem selesai dengan pekerjaannya.

g. Personil Pengoperasian

Pelaku ini bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan, dan back-up.

B. Konsep Dasar Informasi

1. Pengertian

Informasi adalah data yang telah diolah dan dianalisis secara formal dengan cara yang benar dan secara efektif, sehingga hasilnya dapat bermanfaat dalam operasional dan manajemen. Sedangkan data adalah fakta kasar atau gambaran yang dikumpulkan dari keadaan tertentu (Austin, 2003).

Suatu informasi mempunyai ciri-ciri:

1)   Berupa data yang telah diolah

2)   Menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerima

3)   Menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata

4)   Dapat digunakan untuk mengambil keputusan.

2. Fungsi dan siklus informasi

Informasi berkedudukan sebagai aset dalam suatu organisasi. Fungsi informasi dalam suatu organisasi diantaranya:

1)   Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari suatu hal

2)   Menjadi landasan dan pertimbangan serta langkah dalam melakukan aktifitas

3)   Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan

Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi.

3. Kualitas informasi

Terbentuknya informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data sampai ke pengguna informasi tersebut, maka informasi tersebut haruslah mempunyai kualitas yang baik. Adapun menurut Prabu (2006), kualitas informasi diantaranya ditentukan oleh beberapa hal, yaitu:

1)  Relevan (Relevancy)

Informasi yang diterima harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Kadar relevansi informasi antara orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan masing-masing pengguna informasi tersebut.

2)  Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu informasi yang didapatkan tidak boleh bias atau menyesatkan bagi penggunanya, serta harus dapat mencerminkan dengan jelas maksud dari informasi tersebut. Ketidakakuratan data terjadi karena sumber dari informasi tersebut mengalami gangguan dalam penyampaiannya baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun tidak, sehingga menyebabkan data asli tersebut berubah atau rusak.

3)  Tepat waktu (TimeLines)

Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai tidak dalam hal penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang), karena informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik dan kualitas informasi akan menjadi buruk, sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi tersebut digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, maka akan berakibat fatal sehingga salah dalam pengambilan keputusan tersebut. Kondisi tersebut mengakibatkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah serta mengirimnya memerlukan teknologi terbaru.

4)  Ekonomis (Economy)

Kualitas dari Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan juga bergantung pada nilai ekonomi yang terdapat didalamnya.

5)  Efisien (Efficiency)

Penggunaan informasi harus efektif dan efisien. Efektif adalah pencapaian hasil dari penggunaan informasi harus sesuai dengan tujuan penggunaan informasi seperti yang telah ditetapkan. Sedangkan efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu kegiatan dengan hasilnya.

6)  Dapat dipercaya (Reliability)

Informasi yang didapatkan oleh pemakai harus dapat dipercaya, hal ini menentukan terhadap kualitas informasi serta dalam hal pengambilan keputusan setiap tingkatan manajemen.

4. Transformasi Informasi

Transformasi informasi adalah komponen proses dalam pengelolaan sistem informasi yang  berfungsi memproses data menjadi informasi sehingga dapat diperoleh produk informasi yang diperlukan. Pengelolaan suatu sistem informasi perlu memiliki kemampuan dalam pelaksanaan mekanisme transformasi, karena kegiatan-kegiatan pada tahap ini merupakan tindak lanjut setelah disusunnya suatu perencanaan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan sambil mengacu ke depan untuk menghasilkan produk informasi yang berdaya guna dan berhasil guna. Untuk mencapai tujuan tersebut maka dalam transformasi informasi memfokuskan pada hal-hal:

1)   Pengumpulan data

Proses transformasi ini bertitiktolak dari data yang dikumpulkan dari sumber dengan menggunakan alat atauinstrument pengumpulan data.

2)   Pengolahan dan analisis data

Transformasi informasi pada hakikatnya merupakan suatu proses pengubahan wujud, sifat, dan ciri-ciri data sehingga menjadi informasi. Pada tahapan inilah, suatu data ditransformasi menjadi informasi dengan cara diolah, dianalisis sesuai dengan kegunaan informasi, dan ditafsirkan dengan teknik tertentu.

3)   Penyajian dan publikasi

Informasi yang diperoleh selanjutnya dapat disajikan secara statistika atau secara visual untuk disajikan dan atau disebarluaskan dengan metode komunikasi langsung atau tidak langsung.

4)   Penataan dokumentasi

Penataan dokumentasi berfungsi untuk menyimpan data dan informasi secara sistematis dan cermat dalam bentuk bank data (database). Pendokumentasian  dapat  dilakukan  dengan cara lama (file) dan cara baru (komputerisasi).

5. Pemakaian informasi

Pemakaian informasi merupakan suatu proses pendayagunaan informasi untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan peran dan kedudukannya. Hal ini bermuara pada pengambilan keputusan dan akibat yang ditimbulkannya. Akibat ini menjadi tolak ukur kebermanfaatan informasi yang diperoleh.

Pemakai/pengguna informasi dibedakan menjadi dua, yaitu pengguna internal (dalam organisasi) dan pengguna eksternal (luar organisasi).

a. Internal

Pengguna internal informasi dari yang paling atas, yaitu:

1) Manajemen tingkat atas, sebagai pemegang rencana strategis. Contoh: kepala Puskesmas.
2) Manajemen tingkat menengah, sebagai pengendali manajemen. Contoh: kepala TU.
3) Manajemen tingkat bawah, sebagai pengendali operasional. Contoh: kepala unit, kepala Puskesmas Pembantu, koordinator bidan desa.
4) Operasional, sebagai staf operasi/pelaksana. Contoh: bidan pelaksana, staff, laboran.

b.Eksternal

Pengguna eksternal informasi yaitu pengguna di luar organisasi, diantaranya: pasien, dinas kesehatan, dll.

 

Referensi :

Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta: 1991

Indrajit, 2001, Analisis dan Perancangan Sistem Berorientasi Object. Bandung, Informatika.

Jogianto HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Andi. Yogyakarta.

Kusumadewi, Sri. 2009. Informasi Kesehatan. Graha Ilmu, Yogyakarta.

Robert G Murdick, dkk, Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern, Jakarta : Erlangga, 1991.

Sabarguna, Boy S; Safrizal, Heri. 2007. Master Plan System Informasi Kesehatan. KONSORSIUM Rumah Sakit Islam Jateng-DIY, Yogyakarta.

Trihono. 2005. Arrimes Manajemen Puskesmas. CV Sagung Seto, Jakarta.